I. ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG, ICD.
1. Khách hàng sử dụng phương thức nào để có được VGM?
Khách hàng có thể sử dụng một trong hai phương thức sau để có được VGM của container:
- Phương thức 1: cân toàn bộ container đã đóng hàng;
- Phương thức 2: cân từng lô hàng đóng trong container cộng với khối lượng các thành phần khác bên trong container và cộng thêm khối lượng của vỏ container.
2. Khách hàng dùng chứng từ nào để thể hiện VGM?
Biểu mẫu “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế” ban hành kèm theo văn bản số 2428/CHHVN-VTDVHH ngày 15/6/2016 của Cục Hàng hải Việt Nam.
3. Bản “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế” cung cấp cho cảng có phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu không?
Có. Theo văn bản số 2428/CHHVN-VTDVHH ngày 15/6/2016 của Cục Hàng hải Việt Nam thì người gửi hàng phải ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu lên bản xác nhận VGM.
4. Cảng có chấp nhận bản photocopy “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế” không?
Trong khi chờ cơ quan chức năng hướng dẫn cụ thể về vấn đề này, cảng chấp nhận bản photocopy “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế”.
Người gửi hàng phải lưu bản chính để phục vụ việc hậu kiểm của cơ quan chức năng.
5. Khách hàng cung cấp VGM cho cảng như thế nào?
- Đối với trường hợp khách hàng làm thủ tục trực tiếp tại cảng: khách hàng cung cấp bản “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế” trực tiếp cho bộ phận Phát hành chứng từ tại Khu thủ tục của cảng.
- Đối với trường hợp khách hàng làm thủ tục khai báo qua mạng Internet (chỉ áp dụng đối với khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ làm thủ tục qua mạng internet): khách hàng khai báo VGM trực tiếp trên trang Eport của cảng và chịu trách nhiệm về việc khai báo đó (Khách hàng phải lưu bản chính “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế” để phục vụ việc hậu kiểm của cơ quan chức năng nếu có hoặc hoặc cung cấp trực tiếp cho bộ phận điều độ cổng vào của cảng khi đưa container vào cảng).
- Đối với trường hợp khách hàng đóng hàng tại cảng: khách hàng cung cấp bản “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế” trực tiếp cho bộ phận điều độ đóng hàng (đối với container đóng hàng bãi) hoặc điều độ kho hàng (đối với container đóng hàng kho).
6. Khách hàng có thể cung cấp VGM cho cảng bằng cách gửi email, fax bản “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế” cho bộ phận tiếp nhận VGM của cảng hay không?
Cảng không tiếp nhận VGM qua hình thức nhận Email, Fax.
7. Khách hàng có thể cung cấp VGM cho cảng bằng cách gửi EDI không?
Hiện tại cảng chưa thể nhận EDI trực tiếp với khách hàng. Trong thời gian tới cảng sẽ bổ sung phương thức nhận VGM cung cấp từ khách hàng qua việc gửi EDI cho cảng. Thời điểm áp dụng cảng sẽ thông báo sau.
8. ICD cung cấp VGM cho cảng như thế nào?
- Đối với trường hợp container chuyển từ ICD về cảng bằng đường bộ: ICD khai báo VGM trực tiếp trên trang Eport của cảng và chịu trách nhiệm về việc khai báo này hoặc cung cấp bản “Xác nhận khối lượng toàn bộ công-te-nơ vận chuyển quốc tế” khi đưa container đến cảng để nhân viên của cảng cập nhật VGM lên hệ thống quản lý container của cảng.
- Đối với trường hợp container chuyển từ ICD về cảng bằng sà lan: ICD gửi email cung cấp Danh sách container nhập sà lan cho Phòng điều hành vận tải - Trung tâm Logistics Tân Cảng (theo mẫu hiện hành có bổ sung thêm cột VGM và cột Max gross weight) và chịu trách nhiệm về việc khai báo này.
9. Thời điểm nào, cảng bắt đầu nhận thông tin cung cấp VGM từ khách hàng?
Từ 08h00 29/06/2016, cảng chính thức nhận VGM cung cấp từ khách hàng, ICD.
Những container đã hạ bãi tại cảng trước 01/07/2016 thì khách hàng có trách nhiệm cung cấp VGM trực tiếp cho hãng tàu nếu container đó xếp lên tàu sau 0h00 ngày 01/07/2016.
10. Từ 1/7/2016 container chưa có VGM có được cảng tiếp nhận hay không?
Từ 01/07/2016, container chưa có VGM sẽ không được tiếp nhận vào cảng (No VGM No Gate-in đối với đường bộ; No VGM No Discharging đối với sà lan).
11. Từ 1/7/2016 container không có VGM có được xếp lên tàu không?
Từ 1/7/2016, container không có VGM không được phép xếp lên tàu (No VGM No Loading).
Những container hạ bãi tại cảng trước 01/07/2016, khách hàng phải cung cấp VGM cho hãng tàu. Sau đó, hãng tàu cập nhật VGM vào Danh sách container xuất tàu và cung cấp danh sách này cho cảng để cảng và thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng lập kế hoạch xếp tàu. Container không có VGM không được phép xếp lên tàu (No VGM No Loading).
12. Nếu VGM của container được cung cấp sau thời điểm cắt máng (closing time) thì container có được xếp lên tàu không?
Container được cung cấp VGM sau thời điểm tàu cắt máng (Closing time) sẽ không đủ điều kiện xếp lên tàu đã đăng ký.
13. Container có VGM vượt quá khối lượng tối đa cho phép (Max gross weight) của nó thì cảng xử lý như thế nào?
Cảng sẽ không tiếp nhận container vào cảng và không cho phép xếp container lên tàu.
14. Cảng có cung cấp dịch vụ cân container để xác nhận VGM không?
Cảng không cung cấp dịch vụ cân xác nhận VGM cho các container hạ về cảng từ đường bộ, sà lan.
Cảng chỉ cung cấp dịch vụ cân xác nhận VGM đối với các container đóng hàng tại kho hoặc bãi trong cảng và đối với các trường hợp container đã hạ bãi nhưng cần xác minh lại VGM theo yêu cầu của hãng tàu hoặc khách hàng hoặc cơ quan chức năng.
15. Cảng có cung cấp dịch cân cho container hàng quá khổ không?
Cảng không cung cấp dịch vụ cân container hàng quá khổ.
16. Nếu khối lượng container khi qua cân tại cổng vào của cảng vượt quá Max gross weight của nó, trong khi VGM khai báo nhỏ hơn Max gross weight của container thì cảng xử lý như thế nào?
Cảng yêu cầu khách hàng cân lại container tại khu vực cân chuyên dụng của cảng. Nếu số liệu cân cho thấy khối lượng thực tế của container vượt quá Max gross weight của nó thì container sẽ không được tiếp nhận và chi phí cân lại sẽ do khách hàng chịu. Ngược lại, nếu khối lượng thực tế của cont không vượt quá Max gross weight thì container sẽ được tiếp nhận hạ bãi và khách hàng không phải chịu chi phí cân lại.
17. Nếu khối lượng container qua cân tại cổng cảng khác với VGM và cả 2 chỉ số này đều nhỏ hơn Max gross weight của container thì cảng xử lý như thế nào?
Cảng vẫn tiếp nhận container vào cảng. VGM và khối lượng cân thực tế của container được gửi cho hãng tàu trong báo cáo EDI hoặc báo cáo Excel file theo chu kỳ truyền dữ liệu thống nhất riêng giữa cảng và từng hãng tàu để hãng tàu biết.
Nếu hãng tàu hoặc khách hàng cần kiểm tra lại khối lượng thực tế của container thì cảng có thể cung cấp dịch vụ cân container để xác nhận VGM. Chi phí cân tính cho người yêu cầu (khách hàng hoặc hãng tàu) theo biểu giá của cảng.
18. Trường hợp khách khai báo nhầm VGM và muốn điều chỉnh lại thì làm như thế nào?
Khách hàng liên hệ và khai báo trực tiếp với hãng tàu hoặc cung cấp lại VGM cho bộ phận phát hành chứng từ tại khu thủ tục của cảng trước thời điểm cắt máng (closing time).
19. Container vận chuyển nội địa có áp dụng kiểm soát VGM không?
Việc kiểm soát VGM tại cảng chỉ áp dụng với container vận chuyển quốc tế, không áp dụng với container vận chuyển nội địa.
Tuy nhiên, những container nội địa vận chuyển đến cảng bằng tàu biển để trung chuyển đi tuyến quốc tế thì vẫn phải kiểm soát VGM (hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu của tàu nối xếp container đi tuyến quốc tế phải cung cấp VGM cho cảng để cảng và thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng lập kế hoạch xếp tàu).
20. Trường hợp hàng lẻ (LCL) tại kho, nếu nhiều chủ hàng đóng chung 1 container mà cân ở các trạm cân khác nhau thì phiếu VGM cuối cùng nộp cho kho/cảng sẽ thể hiện đơn vị cân như thế nào?
Phiếu VGM cuối cùng nộp cho kho/cảng sẽ thể hiện như sau :
“Đơn vị cân” = để trống (do nhiều trạm cân khác nhau)
21. Trường hợp shipper ở nước ngoài, kho đóng hàng ở Việt Nam thì ai sẽ chịu trách nhiệm pháp lý ký tên trên phiếu VGM của shipper?
Tên doanh nghiệp đứng tên trên B/L phải ký và đóng dấu trên phiếu VGM của shipper.
22. Doanh nghiệp xin không cần đóng dấu mà chỉ ký tên?
Hiện tại vẫn đang chờ ý kiến của cục Hàng hải Việt Nam.
23. Đối với cont FR, OT thì có cần cung cấp VGM không?
Có cần cung cấp VGM đối với cont FR, OT.
24. Trường hợp đại lý truyền VGM qua mạng cho hãng tàu, trước giờ cut-off, đại lý có quyền chỉnh sửa khai báo số cân với hãng tàu hay không (nếu phát hiện khai báo chưa đúng?)
Tùy thuộc vào quyết định của hãng tàu.
25. Trường hợp đại lý đã ký Hợp đồng CFS với Kho vận thì tất cả các chi phí cân phát sinh trong tháng sẽ được đăng ký nợ và thanh toán vào tháng kế tiếp?
Đại lý sẽ được đăng kí nợ và thanh toán vào tháng kế tiếp.
26. Đối với trường hợp cân hàng lẻ tại kho để đại lý xác định lại xem chủ hàng khai báo có đúng không thì năng lực của Kho vận cung cấp dịch vụ cân này thế nào? Thời gian mất bao lâu để cân mỗi kiện hàng?
Kho vận không chủ trương cân đồng loạt tất cả các kiện hàng của tất cả các lô mà sẽ cung cấp dịch vụ cân với trường hợp cân nguyên cont hàng và bị vượt quá số kg, hàng buộc phải rút ra cân lại từng lô để đại lý xác định được chủ hàng nào quá cân
Hiện nay KVTC có 2 bàn cân nhỏ đặt tại kho, thời gian cân trung bình 3 phút/kiện hàng.
27. Trường hợp hàng FCL quá cảnh qua Cát Lái để xuất đi nước thứ 3 thì con dấu và chữ ký của shipper ở nước ngoài có được chấp nhận? và khách hàng đã khai báo VGM từ nước xuất khẩu thì cảng có chấp nhận VGM đó hay không?
Có. Cảng sẽ không cân lại cho trường hợp này mà sử dụng luôn VGM khai báo.
28. Trường hợp khách hàng đã cân và có phiếu VGM ở một đơn vị khác ngoài cảng và vào trong cảng yêu cầu cân lại, phát hiện 2 số cân khác nhau thì căn cứ trên VGM nào để khai báo?
Chọn VGM cuối cùng (của cảng).
II. ĐỐI VỚI HÃNG TÀU.
1. Làm thế nào để cảng biết container nhập tàu đã có VGM (đã được xác nhận khối lượng toàn bộ)?
Hãng tàu hoặc Đại lý hãng tàu cung cấp Danh sách container nhập tàu (Container discharge list) cho cảng trong đó khai báo thêm cột VGM.
Cảng sử dụng khối lượng trong cột VGM để lập kế hoạch dỡ container khỏi tàu.
2. Đối với container hàng trung chuyển xếp lên tàu nối (connecting ship) ai sẽ cung cấp VGM cho cảng?
Hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu của tàu nối có trách nhiệm cung cấp VGM của các container trung chuyển trong danh sách container xuất tàu cho cảng để cảng và thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng lập kế hoạch xếp tàu.
3. Cảng gửi VGM nhận từ khách hàng cho hãng tàu như thế nào?
Cảng gửi VGM nhận được từ khách hàng cho hãng tàu trong báo cáo EDI hoặc báo cáo Excel file theo chu kỳ truyền dữ liệu thống nhất riêng giữa cảng và từng hãng tàu (bổ sung thêm cột VGM).
4. Thời điểm cảng gửi VGM nhận từ khách hàng cho hãng tàu là khi nào?
Thời điểm cảng gửi VGM nhận được từ khách hàng cho hãng tàu là thời điểm hệ thống quản lý container của cảng gửi báo cáo EDI hoặc báo cáo Excel File theo chu kỳ truyền dữ liệu thống nhất riêng giữa cảng và từng hãng tàu.
5. Trường hợp khách hàng cung cấp VGM cho hãng tàu; sau đó hãng tàu cung cấp VGM cho cảng trước khi container đến cảng thì cảng có phương án tiếp nhận VGM hay không? Phương thức tiếp nhận như thế nào? Thời điểm nào có thể thực hiện được?
- Có, cảng có thể tiếp nhận VGM cung cấp từ hãng tàu trước khi container đến cảng.
- Hãng tàu có thể cung cấp VGM cho cảng theo 2 phương thức:
+ Gửi EDI (COPRAN) đến cảng theo theo chu kỳ truyền dữ liệu thống nhất riêng giữa cảng và từng hãng tàu (thực hiện từ 01/07/2016).
+ Khai báo trên trang Eport của cảng (thực hiện từ 15/07/2016) bằng cách upload excel file theo mẫu của cảng, cơ bản gồm các thông tin: số container, số book, VGM.
* Lưu ý: Hãng tàu phải đăng ký để sử dụng tài khoản Eport của cảng và chịu trách nhiệm về VGM đã cung cấp cho cảng.
6. VGM dùng để lập kế hoạch xếp tàu do ai quyết định?
Do hãng tàu quyết định.
Cảng chỉ căn cứ vào số liệu VGM trên danh sách container xuất tàu do hãng tàu cung cấp để lập kế hoạch và thực hiện xếp container lên tàu mà không cần kiểm tra, so sánh lại với VGM mà cảng đã nhận từ khách hàng, ICD.
7. Nếu hãng tàu nghi ngờ VGM không chính xác và muốn kiểm tra lại VGM của container đã hạ bãi thì cảng có cung cấp dịch vụ cân container không?
Có. Nếu hãng tàu cần kiểm tra lại khối lượng thực tế của container thì cảng có thể cung cấp dịch vụ cân container để xác nhận VGM. Chi phí cân tính cho hãng tàu theo biểu giá của cảng.
8. Những container đã hạ bãi tại cảng trước 01/07/2016 không có VGM nhưng tàu xuất sau 0h00 ngày 01/07 thì có được xếp lên tàu không?
Những container hạ bãi tại cảng trước 01/07/2016, khách hàng phải cung cấp VGM cho hãng tàu. Sau đó, hãng tàu cập nhật VGM vào Danh sách container xuất tàu và cung cấp danh sách này cho cảng để cảng và thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng lập kế hoạch xếp tàu. Container không có VGM không được phép xếp lên tàu (No VGM No Loading).
III. ĐỐI VỚI NGƯỜI VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BỘ, SÀ LAN.
1. Từ thời điểm nào cảng không tiếp nhận container không có VGM vào cảng?.
Từ thời điểm 0h00 ngày 01/07/2016, cảng không tiếp nhận container chưa có VGM vào cảng.
2. Xe đầu kéo, sà lan của công ty chúng tôi có nên chở container không có VGM đến cảng không?.
Không nên vì cảng sẽ không tiếp nhận container không có VGM (từ 0h00 01/07/2016).
3. Cảng có cung cấp dịch vụ cân container để xác nhận VGM không?.
Cảng không cung cấp dịch vụ cân xác nhận VGM cho các container hạ về cảng từ đường bộ, sà lan.
